【ムダ会議撲滅】効率的な会議８つのポイント

「会議ばかりで自分の仕事ができない」
「会議に出たけど時間のムダだった」
「ムダな会議はどうしたら無くなるのか？」

と思うような「ムダな会議」「ムダな打合せ」に出た経験、ないでしょうか。
誰でも必要だからやっているはずなのに、なぜムダな会議が生まれるのでしょうか？
自分が開催する会議がムダにならない様、会議設定の時に押さえておきたい８つのポイントを一緒に考えてみましょう。

＜参考文献↓↓＞

効率的な会議８つのポイント

1. 目的を考えよう

なぜその会議が必要なのか？と言う目線で「まず議題を決める」ことを意識しましょう。

議題を決めるために考える３ポイント
・その会議で決めたいこと
・その会議で達成したいこと
・その会議の場で出席者にしてもらいたいこと

これらを考えれば、出席者は自分が何をすればいいかがわかったうえで出席してもらえるから、業務の効率化にもなります。

確かに、いつも集まるから集まるみたいなことあるなー

あなたが開催する会議ではそんなことならない様に、上の３ポイントを意識して開催しましょう

2. 出席者を限定しよう

議題が決まったら、会議で結論を出す為に「誰の出席が必須か」を考えましょう。
できるだけ多くの人を呼んでネゴっておきたい気持ちも分かりますが、横槍を入れられる可能性が高まることで、返って結論が出るまでに時間がかかってしまいます。

その人が出席しないと成立しない！と思った人だけ呼ぶんだね

そうだね、意思決定速度が上がってゴールに辿り着きやすくなるメリットがあるね

3. 事前に資料配布しよう

なかなか難しいですが、事前に資料に目を通しておいてもらう事で、結論が出るまでのスピードが上がります。

これができれば、会議の場で資料の大まかな説明が省けて、補足情報だけを伝えればいいので主催者としても楽ができます。

社内で担当者レベルでの打ち合わせ程度なら、エクセルなどで作成中の資料をとりあえず共有しておくっていうのもアリ？

 

いいね、ぜひやってみよう！

4. 会議は短く多く開催しよう

結論を出すまでに数日の猶予がある時は、短時間の会議を何度も実施しましょう。
一度に２時間やるよりも、３０分を４日に分けて実施した方が、途中でダラけない・頭の整理ができるといった効果があります。

長いと中だるみするんだよね。寝ちゃった人も見たことあるな

短い会議も大切だね。あとは、血糖値の上がる昼休憩後の会議を避けるっていうことも、上級者はやっているよ

5. 発言量を平等にしよう

出席者を最小限に絞っていれば、発現する人だけが集まっているはずです。
その中でも一部の出席者が話し続けることのない様、話を振って発言量を平等にしてあげましょう。
いろいろな人の意見を聞くことで、よりよい結論にたどり着く可能性が高まります。

テレビでよく見るあの大御所MCみたいな振りができるかな・・・

あれができれば神レベルだね。まずはできることから少しずつやってみよう

6. 話を聞き切ろう

「あーわかったわかった」「もういい」などと話を途切らせてしまうことないでしょうか。
特にこちらが急いでいる時にやってしまいがちです。
しかし話を中断された側は、次に発言したくなくなってしまいます。
ぐっとこらえて話を聞き切りましょう。
そうすることで、発言してくれた人は「話を聞いてもらえた。次も発言しよう」と思ってくれます。
結果、いろいろな意見を聞けることにつながります。

時間のムダになるからと思って話を切ったことあるなー

話を聞き切ってその人にまた発言してもらいやすくした方が、総合的に考えると効率的だったりもするんだよ

7. 聞いた話を要約しよう

先ほどの話を聞ききった後、相手の気持ちに寄り添う様に、相手が言いたかったことを簡潔に自分の言葉で反復しましょう。
聞いてもらえた安心感を与えると共に、自分や周りの人の頭の中を整理することにもなります。

自分の言ったことを反復してもらえると、聞いてもらえた感が生まれるね

周りの人への話を聞いているアピールにもなるんだね

8. 間違いは素直に認めよう

自分の間違いへの指摘や、反対意見を出されると、誰でも「否定されている」と感じてしまいます。
つい反論したくなりますが、冷静に。
間違っていた時は、素直に認めましょう。
また相手の認識違いであった場合には、認識違いさせてしまった事と、真意を改めて伝えましょう。
素直になることで、相手に安心感を与えます。

プライドが邪魔してできないかも。。。

はじめは難しいよね。認めようと意識するだけでも心の中ではずいぶん違ってくるもんだよ

まとめ

1. 会議の目的を定めて、出席者に何をしてもらいたいかを予め伝えておくことで効率化

2. 出席者を必要最低限にして、少数精鋭で議論することで効率化

3. 事前に資料を配布しておいて、会議当日の説明時間を短縮して効率化

4. 会議は短く多く開催して、中だるみを防止することで効率化

5. 出席者の発言量を平等にして、色々な人の意見を聞く

6. 発言してくれた人の意見を最後まで聞いて、次も発言しやすい気持ちになってもらう

7. 聞いた話を要約して、聞いてもらえた安心感を与える

8. 間違いは素直に認めて、不信感を買わないように気をつける

以上、８つのポイントに気をつけて効率的に会議開催して、生産性を上げて行きましょう！

いかがでしたでしょうか？
できることから実践して、少しずつ改善していければと思います。
ではまた！

＜参考文献↓↓＞

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